Studieadministrativ medarbejder til studenterkontakt og eksamensadministration

Studieadministrativ medarbejder til studenterkontakt og eksamensadministration

Ansøgningsfrist 15. nov. 23:59 CET

Administrationscenter Arts - Arts Studier Tåsingegade 3 8000 Aarhus C

Vil du kombinere studenterkontakt med eksamensadministration og udvikling?

Vi søger en initiativrig kollega til Eksamen i Arts Studier, som har lyst til både at arbejde tæt på de studerende og være med til at udvikle den måde, vi løser vores studieadministrative opgaver på. Vi er en organisation i udvikling, og det betyder, at opgaver, arbejdsgange og samarbejder løbende ændrer sig. Det er en del af hverdagen hos os, og vi har brug for kolleger, der har lyst til at være med, når vi finder nye og bedre måder at løse opgaverne på.

Du får en varieret hverdag, hvor du både er en del af den daglige betjening af studerende i Studiecenter Arts og arbejder med at drifte og forbedre den administration, der ligger bag. Det kan være kommunikation til studerende, arbejdsgange og procedurer eller konkrete opgaver inden for eksamensadministration.

Hvem er vi?

Arts Studier er fakultetets studieadministration. Vores kerneopgave er at understøtte gode studieforløb gennem blandt andet planlægning, vejledning, sagsbehandling, studieordningsarbejde og kvalitetssikring.

Vi medvirker til at gøre faglige og ledelsesmæssige beslutninger på uddannelsesområdet til virkelighed. Hos os møder du kolleger med forskellige fagligheder, perspektiver og erfaringer, og vi lægger vægt på at samarbejde, dele viden og finde gode løsninger sammen.

Den ledige stilling er i Eksamen, som blandt andet har ansvaret for at planlægge og koordinere eksamener og sikre, at eksamensprocesserne fungerer sikkert og sammenhængende. Eksamen driver samtidig Studiecenter Arts, som er fakultetets centrale servicepunkt for studerende i spørgsmål om blandt andet eksamen, regler, processer og generelle studieadministrative forhold.

Dine kommende arbejdsopgaver

En vigtig del af din hverdag bliver den direkte kontakt med de studerende i Studiecenter Arts. Du vil møde studerende med mange forskellige spørgsmål, og det kræver, at du har en bred studieadministrativ viden, er nysgerrig på regler og praksis og kan opsøge den viden, du ikke allerede har. Du skal kunne finde frem til det rigtige svar eller hjælpe den studerende videre til den rette person.

Du får samtidig en rolle i at være med til at udvikle Studiecenter Arts. Det kan blandt andet være ved at få øje på spørgsmål og udfordringer, der går igen, og bruge din viden fra den daglige kontakt med de studerende til at pege på, hvor vi kan forbedre vores kommunikation, service og arbejdsgange gennem analysearbejde.

Du vil blandt andet komme til at arbejde med:

• direkte kontakt med studerende i Studiecenter Arts på mail, telefon og ved personlig henvendelse
• at holde dig fagligt ajour og opsøge den nødvendige viden, så du kan give de studerende kvalificeret hjælp og vejledning
• at identificere spørgsmål og udfordringer, der går igen blandt de studerende, og bringe den viden i spil i arbejdet med at forbedre vores kommunikation og service
• at analysere og optimere processer, arbejdsgange og sagsgange, særligt på baggrund af datamateriale.
• at bidrage til skriftlige beslutningsoplæg, når vi skal tage stilling til ændringer i praksis eller arbejdsgange
• at udarbejde og opdatere procedurebeskrivelser, så det er tydeligt, hvordan opgaver skal løses
• konkrete opgaver inden for eksamensadministration, herunder planlægning, koordination og håndtering af eksamensflow
• samarbejde med kolleger i Eksamen og på tværs af Arts Studier.

Du bliver grundigt introduceret til de forskellige opgaver og systemer. Vi forventer ikke, at du kan det hele fra første dag. Til gengæld håber vi, at du er nysgerrig, tager ansvar og har lyst til at sætte dig ind i nye områder.

Er det dig, vi leder efter?

Vi forestiller os, at du:

• har en lang videregående uddannelse og trives med at sætte dig ind i komplekse regler og problemstillinger, analysere data og omsætte din viden til konkrete løsninger.
• møder de studerende imødekommende og professionelt og kan lytte dig frem til, hvad deres spørgsmål handler om, og hjælpe dem videre på et fagligt solidt grundlag.
• har en stærk faglighed og er nysgerrig på regler, praksis og nye områder, så du kan hjælpe de studerende kvalificeret, men også opsøge, analysere og omsætte viden til konkrete svar og løsninger.
• kommunikerer klart og kan formidle komplekse regler og problemstillinger på en måde, der er til at forstå på både dansk og engelsk.
• har blik for mønstre og forbedringsmuligheder og kan bruge data og erfaringer fra den daglige drift til at udvikle kommunikation, processer og arbejdsgange
• arbejder struktureret og grundigt, tager initiativ og samarbej