Administrativ medarbejder i Sundhed, Børn og Unge

Administrativ medarbejder i Sundhed, Børn og Unge Vi søger en engageret, selvstændig og serviceminded administrativ medarbejder på 30-34 timer med godt overblik, struktur, gode samarbejdsevner, flair for IT og gode skriftlige formidlingsevner til Fællesfunktionen i Sundhed, Børn og Unge. Stillingen som administrativ medarbejder er i vores mindre, men tætte administrative fællesskab. Du bliver en del af et team af to administrative medarbejdere og en økonom, der har ansvar for generel administration, personaleadministration, it og bogføring for Sundhedsplejen, Børneterapien og Fællesfunktionen. Dertil varetages også økonomistyring for hele Sundhed. Det er et team, hvor vi hjælper hinanden og sparrer fagligt og vi har selvfølgelig fokus på at hjælpe dig godt i gang. Vi vil i forbindelse med din opstart beslutte, hvem i teamet, der løfter hvilke opgaver, og er derfor interesserede i at høre, hvilke opgaver, du har erfaring med og interesse i. Listen herunder er derfor udtryk for en overordnet liste, der bredt beskriver opgaverne. De administrative opgaver i Fællesfunktionen består primært af: Ledelsesunderstøttelse – bl.a. kalenderstyring, mødebookninger og koordinering for chefen for Sundhed Udarbejdelse af dagsordener og referater til ledermøder, sundhedsplejeledermøder og MED-udvalg Indberetning af lønændringer i Silkeborg Data (SD), bl.a. stamdata, lønindplaceringer, ansættelser, arbejdstidsændringer, ferieindberetning, barsel og orlov. Her kan det være en fordel med kendskab til diverse overenskomster. Personaleadministration, herunder sygefravær og ferieplanlægning administrativ understøttelse i forbindelse med afvikling af temadage, førstehjælpskurser mv. Varetagelse af opgaven med IT
- og telefonudstyr i Sundhed, herunder indkøb, medarbejderopsætning m.m. Administration af Callcentre og opsætning af medarbejdere i vores telefonsystem (Norlys) Bogføring af fakturaer for Fællesfunktionen Ledelsesunderstøttelse for fem sektionsledere i Sundhed i forbindelse med sygefraværshåndtering – bl.a. procesunderstøttelse, referatudarbejdelse fra sygefraværssamtaler Øvrige mindre opgaveområder: Superbruger i forskellige systemer, f.eks. SD, elektronisk journaliseringssystem GetOrganized, Emply. Fordele post fra afdelingspostkasse samt besvare telefoniske henvendelser på Sundheds hovednummer Tovholder på aktindsigtssager i Sundhedsplejen og Fællesfunktionen i samarbejde med den lokale leder Understøttelse ifm. indrapporterede utilsigtede hændelser (UTH). Kontoransvarlig, fx planteservice, indkøb af kontorartikler, bestilling af forplejning og booke lokaler Bidrage til oplæring af kontorelever Bidrage til enkelte kommunikationsopgaver medopdateringer på hjemmeside og intranet Øvrige administrative opgaver i Sundhed Din profil Faglig og erfaringsmæssig Du har en relevant uddannelse/kontoruddannelse og gerne med nogle års administrativ erhvervserfaring fra offentlig forvaltning Du er rutineret IT-bruger med indgående kendskab til Office-pakken og generelt fortrolig med brug IT-systemer (f.eks. til styring af møder, rekruttering og journalisering) Du er god til sikker og systematisk dokumenthåndtering Det kan være en fordel, hvis du: har erfaring med administrativ ledelsesunderstøttelse – herunder udarbejdelse af dagsordener og referater, og derigennem stærke skriftlige kompetencer og kan formulere dig kort og præcist har erfaring med personaleadministration, gerne via Silkeborg Data har flair for opsætning af telefoner og pc’ere. Personligt Du er serviceminded, positiv og dygtig til at samarbejde Du har et godt overblik samtidig med, at du er systematisk og har blik for detaljen Du trives med at arbejde selvstændigt Du er struktureret og løser dine opgaver med stor ansvarlighed Du er fleksibel og motiveres både af rutineopgaver og nye udfordringer Hvis du skal indgå i opgaven med ledelsesunderstøttelse i forbindelse med sygefraværssamtaler, er det en fordel, at du er komfortabel med at indgå i sårbare situationer og kan håndtere fortrolighed. Du får muligheden for at blive en del af en velfungerende afdeling med ca. 20 kolleger, hvor mange forskellige faggrupper arbejder sammen. Vi er en afdeling med masser af engagement, høj faglighed og en fælles mission: at skabe en sund og trivselsmæssig hverdag for Aarhus’ børn og unge. Kan du se dig selv, som en del af det, skal du vælge os. Løn og ansættelsesvilkår Stillingen ønskes tiltrådt 1. januar 2027. Stillingen opslås til 30-34 timer/uge. Løn
- og ansættelsesforhold er efter gældende HK-overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af kvalifikationer. Dit primære arbejdssted vil være Grøndalsvej 2, 8260 Viby J. Der kan dog være møder og enkelte opgaver på vores andre kontorer. Om Sundhed Sundhed er en del af Pædagogik, Organisation og Sundhed i Magistratsafdelingen for Børn og Unge. Afdelingen beskæftiger sig med at fremme fysisk og mental sundhed samt trivsel hos byens børn og unge. Det sk