Konsulentkoordinator med ansvar for anskaffelse og administrering af konsulenter ved Forsvarsministe

Har du styr på administration, indkøb og økonomi, og trives du med at skabe struktur og overblik? Har du samtidig lyst til at være med til at udvikle arbejdet med eksterne konsulenter? Så er du måske vores nye kollega. Vi søger en selvstændig og struktureret medarbejder, der skal varetage at koordinere, anskaffelsen og administrationen af eksterne konsulenter i Forsvarsministeriets Materiel
- og Indkøbsstyrelse. Du bliver et vigtigt bindeled mellem organisationens fagområder, indkøbs
- og økonomifunktioner samt eksterne leverandører. Samtidig får du mulighed for at være med til at udvikle et område, der har stor betydning for organisationens opgaveløsning. Om os Digital og Operativ Transformation (DOT) blev etableret medio 2025 og har ansvaret for at bygge fremtidens digitale platform. Derudover skal DOT drive den digitale og operative transformation af koncernen. I den kommende tid koncentrerer vi os om først at opbygge en ny digital backbone (IT
- platform), derefter påbegynde applikationsmigrering. Det indebærer også ansvar for arkitektur, datamodel/-governance, sourcing og industrisamarbejde samt cybersikkerhed. Alt sammen i koordination og samarbejde med militært-operative myndigheder i ind
- og udland. Et programsekretariat understøtter bl.a. arbejdet med programplanlægning, koordination og styring samt programmets økonomi og HR. Du bliver en del af Eksekveringsafdelingen, der har ansvaret for at udvikle og opbygge Forsvarets nye digitale backbone. Målet er at skabe en robust, sikker og fremtidssikret infrastruktur, der danner grundlaget for digital drift og operationel sammenhængskraft på tværs af hele Forsvaret. Du bliver du en del af sektionen Cloud-services, som er i gang med at opbygge et Forretningsområde som håndterer kapacitetsstyring af alle de teknologiske områder i den digitale backbone., Det omfatter blandt andet at anskaffe, understøtte drift, kapacitetsudvikle og anskaffe og administrere bl.a. materiel og konsulenter. Om stillingen Som vores nye medarbejder får du en central rolle i den daglige koordinering og administration af eksterne konsulenter. Du skal være med til at sikre, at organisationens behov for konsulentbistand omsættes til effektive anskaffelser, og at de indgåede aftaler efterfølgende administreres og følges op på. Du får ansvar for at drive og koordinere de administrative processer på konsulentområdet – fra behovsafdækning og anskaffelse til kontraktadministration, økonomiopfølgning og afslutning af aftaler. Du skal også være med til at udvikle og professionalisere området gennem bedre processer, øget gennemsigtighed og et samlet overblik over organisationens anvendelse af eksterne konsulenter. Dine Primære Arbejdsopgaver Vil Være At Anskaffelse og udbud: Koordinere og gennemføre de administrative aktiviteter i forbindelse med anskaffelse af konsulentydelser, herunder afdække behov, udarbejdelse af kravspecifikationer, tilbudsindhentning, anvendelse af rammeaftaler og gennemførelse af udbudsprocesser i samarbejde med relevante fagfunktioner – med støtte fra FMI udbudsjurister. Kontraktadministration: Holde styr på konsulentaftaler, herunder kontraktperioder, optioner, forlængelser, ændringer og udløb samt koordinere den nødvendige sagsbehandling og beslutningsforberedelse. Leverandørstyring: Varetage den løbende administrative kontakt til leverandører, koordinerer opfølgning på aftaler og leverancer samt bidrage til håndtering af eventuelle afvigelser og kontraktmæssige forhold. Økonomiopfølgning: Skabe overblik over konsulentområdets økonomi, herunder budgetter, disponeringer, forbrug, fakturering og forventet økonomisk udvikling i samarbejde med budgetansvarlige og økonomifunktionen. Koordinering og rådgivning: Være organisationens administrative kontaktpunkt på konsulentområdet og hjælpe fagområder og ledelse med vejledning om processer, aftalegrundlag og relevante indkøbsregler. Ledelsesinformation: Udarbejde opgørelser, analyser og beslutningsoplæg, der hjælper ledelsen med at prioritere og styre konsulentområdet. Hvad kan vi tilbyde? En spændende stilling hvor du kan bidrage til, implementeringen og udviklingen af forsvarets kommende digitale platform. Mulighed for at arbejde selvstændigt på et område med høj efterspørgsel og stor kontaktflade. Deltagelse i relevante nationale og internationale konferencer og mødefora for at sikre dialog på tværs af myndigheder, kunder og leverandører. Et godt arbejdsmiljø i moderne rammer med en arbejdsuge på gennemsnitligt 37 timer, fleksibel arbejdstid og betalt frokostpause. Mulighed for hjemmearbejde. Om dig Du har en akademisk uddannelse men behøver ikke have en baggrund fra det offentlige eller erfaring fra IT-projekter. Det er en fordel hvis du har erfaring med og forstår vigtigheden af, at have kontrol og overblik over brugen og anskaffelsen af eksterne konsulenter. Det vigtigste er dog, at du er struktureret, grundig og god til at skabe og formidle overblik. Du har overblik over mange sideløbende og uafhængige arbejdsgan