Danish Diabetes and Endocrine Academy

Har du solid erfaring med ledelsessupport, projektledelse og personaleadministration og er du stærk i kommunikation – især engelsk? Er du struktureret og proaktiv og trives i et dynamisk miljø? Så er du måske den rette Management Assistant til DDEA’s sekretariat.

I DDEA søger vi en Management Assistant til at assistere vores Managing Director med den daglige drift og praktiske implementering af DDEA’s strategi og aktiviteter. Du vil desuden fungere som projektleder for vores bevillingsaktiviteter.

Som medarbejder i DDEA bliver du en del af et dedikeret sekretariat på syv personer, placeret på Odense Universitetshospital, hvor vi arrangerer uddannelses- og netværksaktiviteter og uddeler bevillinger til yngre forskere.

Dine væsentligste opgaver vil være:

• Projektledelse af DDEA’s bevillingsaktiviteter: Administrere, planlægge og koordinere bevillingsaktiviteter, herunder opslag af bevillinger, koordinere bedømmelsesprocesser, tildeling af bevillinger, kommunikation med ansøgere, løbende opfølgning med bevillingsmodtagere, samt koordinere afholdelse af udvalgte uddannelses- og netværksaktiviteter, der involverer DDEA’s bevillingsmodtagere.
• Støtte til bestyrelse og udvalg: Fungere som sekretær for bestyrelsen, Advisory Board og ad hoc-udvalg, herunder organisering af møder, forberedelse af materialer, udarbejdelse af referater og opfølgnings og eksekvering på beslutninger.
• Ansvar for HR og personaleadministration: Håndtere HR- og personaleadministration for medarbejderne i DDEA-sekretariatet, samarbejde med Odense Universitetshospitals HR-afdeling, assistere med rekruttering, kontrakter, onboarding, fraværsregistrering og sikre overholdelse af personalepolitikker.
• Administration og procesledelse: Sikre effektive administrative processer i DDEA-sekretariatet og overholdelse af Odense Universitetshospitals regler samt DDEA's bevillingsaftale med Novo Nordisk Fonden.
• Rapportering: Håndtere rapportering til Novo Nordisk Fonden gennem online rapporteringsværktøjet Researchfish, herunder administration, dataindsamling og -indtastning samt årlige rapportindsendelser.
• Support til DDEA’s Managing Director: Assistere i forhold til selvevalueringsprocesser og rapportering, korrekturlæsning, og ad hoc opgaver.

Faglige kvalifikationer som Management Assistant

Vi søger en profil med følgende kompetencer:

• Uddannelse: Relevant videregående uddannelse.
• Ledelsessupport og administration: Stærke administrative og organisatoriske evner med dokumenteret og lang erfaring inden for ledelsesstøtte og ledelsesassistance, f.eks. som Management Assistant, Executive Assistant, personlig assistent eller lignende.
• Projekt- og procesledelse: Dokumenteret erfaring med koordinering og ledelse af projekter samt sikring af effektive arbejdsprocesser. Erfaring med bevillingsadministration er en fordel.
• Kommunikations- og sprogkundskaber: Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner, især på engelsk.

Herudover forventer vi, at du:

• har et godt overblik, er struktureret i din arbejdsform og er i stand til at håndtere opgaver med professionalisme, sans for detaljer og høj kvalitet.
• kan arbejde proaktivt og selvstændigt, tage initiativ og teten på opgaver, herunder at du er god til at sætte i gang og følge op.

Vi tilbyder:

• Et dynamisk arbejdsmiljø med stor fleksibilitet, varierede og spændende arbejdsopgaver samt mulighed for at få indsigt i bevillingsadministration og -styring.
• En central rolle i DDEA-sekretariatet, en udviklingsorienteret organisation med fokus på professionalisme, kvalitet og resultater, hvor vi prioriterer service og integritet, og hvor du vil få ansvar og indflydelse gennem tæt samarbejde med vores Managing Director.

Ansættelsessted, løn og ansættelsesvilkår
Du ansættes ved Odense Universitetshospital med reference til Managing Director for DDEA.

Ansættelsen er tidsbegrænset i perioden 1. april 2025 til 31. oktober 2027.

Den ugentlige arbejdstid er 30 timer.

Aflønningen sker på overenskomstmæssige kontraktvilkår i henhold til gældende regional overenskomst, med mulighed for forhandling på basis af individuelle kvalifikationer.

Ansøgning og yderligere oplysninger
Ansøgningsfrist er den 10. februar 2025.

Ansættelsessamtaler afholdes i uge 8 (februar).

Du er velkommen til at indsende din ansøgning på dansk eller engelsk (vi bruger primært engelsk til at kommunikere både internt og eksternt).

Vi ser frem til at modtage din ansøgning.