Omkaldringen:

Rollen som Facility koordinator hos Finansiel Stabilitet bygger på en række forskellige ansvarsområder, der kræver en unik kombination af fagkundskab, organisatorisk evne og kommunikativ kapacitet. I denne rolle skal du være i stand til at beslutte strategisk og udrette praktisk, samtidigt med at du arbejder tæt sammen med andre funktioner i virksomheden.

Du vil være ansvarlig for at sikre en velfungerende kontor-drift, hvilket indebærer at gennemføre planlagte ændringer og implementere nye processer. Desuden vil du være ansvarlig for kontrakt- og leverandørstyring, samt planlægning og logistik vedrørende bestyrelsesmøder og andre arrangementer.

Ansvarsområder:

• Kontorfaciliteter: Sikre velfungerende kontorfaciliteter og overholdelse af arbejdsmiljøstandarder.
• Arrangement- og mødekoordinering: Planlægning og logistik vedrørende bestyrelsesmøder, personalearrangementer som julefrokost og sommerfest, seminarer og eksterne møder.
• Kontrakt- og leverandørstyring: Vedligeholdelse og kvalitetssikring af aftaler med eksterne leverandører, herunder kontakt i forhold til reception, parkering og service.
• Rejseadministration: Planlægning og booking af rejser, håndtering af fakturaer og opdatering af rejseoversigter.
• Post og telefon: Pasning af mailbokse og telefoner, samt modtagelse og viderestilling af opkald.
• Opdatering og arkivering: Dataindsamling og opdatering af diverse oversigter og interne politikker, samt opdatering af dokumenter og opslag på intranettet.
• Ad hoc-opgaver: Håndtere løbende administrative opgaver som print, mødebooking og support ved arrangementer.