Administrativ medarbejder til Forsvarsministeriets Materiel og Indkøbsstyrelse i Ballerup

Har du lyst til at være en del af en af Danmarks største styrelser, hvor du får mulighed for, at arbejde med vores processer og systemer, og trives du i rollen som specialist? Så har du her muligheden for, at arbejde med sags- og dokumentregistrering, tilknyttet brugersupport og undervisning i ESDH-systemet WorkZone.

Om os

I HR-Afdelingen finder du KESDH, Dokumenthåndtering og Arkiv sektionen. Vores team består af fire dedikerede medarbejdere, der har en række af ansvarsområder, herunder evnen til at anvende, hjælpe og undervise i WorkZone.

Vi er stolte af vores evne til, at opbygge personlige relationer til resten af huset og andre styrelser i Forsvarsministeriet. Samarbejde og støtte er nøgleord for os, da vi arbejder sammen om, at løse vores fælles opgaver. Vi lægger stor vægt på trivsel og glæde i vores arbejde.

Vi har en uformel omgangstone og lægger vægt på et fleksibelt og motiverende arbejdsmiljø, hvor du har gode muligheder for både personlig og faglig udvikling. Som en del af vores team, vil du arbejde i et åbent kontormiljø.

Hos os er der også gode træningsfaciliteter tilgængelige samt en kaffe-, te- og frugtordning.

Om stillingen

Vi er et travlt team, der håndterer mange opgaver samtidigt. Vi arbejder dog altid efter veldefinerede processer, der giver dig mulighed for, at træffe de rigtige beslutninger, selv når der er travlt.

Som en del af vores team, vil du have medansvar for en bred vifte af administrative

opgaver, herunder:

• Udvikling og styring: herunder sikre, at styrelsen har et godt kendskab til gældende regler inden for sags- og dokumenthåndtering, at der gives tilstrækkelige undervisningstilbud både på basisniveau og superbruger niveau, at der udfærdiges nødvendigt forvaltningsgrundlag, vedligeholdelse af hjemmeside, årshjul mv.
• Drift: Registrering af elektroniske dokumenter, oprette brugere i WorkZone, yde brugersupport, undervise medarbejdere i styrelsen, sanering i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelses fysiske arkiv
• Controlling og kvalitetssikring : Gennemføre kontrol af dokumenter i WorkZone, samt kvalitetssikre at brugen af WorkZone er i overensstemmelse med kravene fra Rigsarkivet

Om dig

Vi søger en kandidat med en kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring, gerne med erfaring inden for offentlig administration eller lignende.

Som person er du:

• Ansvarlig og i stand til at arbejde selvstændigt
• Struktureret og detaljeorienteret
• Servicemindet og dygtig til at opbygge gode relationer
• Fleksibel og positiv over for nye udfordringer
• Tålmodig og god til at bevare overblikket
• Omstillingsparat

Kendskab til elektronisk sagsbehandling og journalisering vil være værdsat, men ikke et krav.

Det er et krav, at du kan kommunikere tydeligt på dansk både mundtligt og skriftligt. Desuden er det en fordel, hvis du enten har erfaring med undervisning eller har lyst til at undervise, men det er dog ikke et krav.

Ansættelsesvilkår

Ansættelsen sker i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere.

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Stillingen er en fuldtidsansættelse på 37 timer pr. uge med en flextidsordning.

Arbejdsstedet er Lautrupbjerg 1-5, 2750 Ballerup.

Som ansat under Forsvarsministeriet er du omfattet af særlige vilkår. Det betyder blandt andet, at du skal kunne sikkerhedsgodkendes og kunne opretholde denne under hele ansættelsen.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Kontakt og ansøgning

Har du fået lyst til at høre mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte lederen af sektionen Karina Elmark på telefon

Har du spørgsmål vedrørende løn og ansættelse, kan du kontakte Personelkommandoen, HR-konsulent Sheeba Krause på telefon

Ansøgningsfristen er 4 november 2025. Samtaler afholdes i forlængelse heraf. Stillingen er til besættelse pr. 1. december 2025 eller snarest muligt.

Vi beder dig om at søge stillingen via linket og vedhæfte din ansøgning, CV og uddannelsesbevis som PDF-filer.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at forskellighed optimerer opgaveløsningen gennem diversitet og nytænkning. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund, til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS MATERIEL- OG INDKØBSSTYRELSE

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er en styrelse under Forsvarsministeriet. FMI har ansvaret for det samlede forsvars og beredskabs materiel, IT og cybersikkerhed. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og IT for såvel Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet, Arktisk Kommando, Specialoperationskommandoen, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og resten af Forsvarsministeriets koncern. Desuden bistår vores IT-medarbejdere dagligt i at modstå de cyberangreb, Forsvarsministeriets koncern udsættes for.