HR Support Specialist

Er teamsamarbejde et nøgleord for dig? Trives du med at indgå i faglige fællesskaber, hvor du kan sætte din viden og dine faglige kompetencer i spil? Sætter du pris på et arbejdsmiljø, hvor kollegafælleskab og trivsel er et fælles ansvar, som vi alle tager del i? Får du energi af at yde service af høj kvalitet og at være med til at få øje på og implementere løbende forbedring af arbejdsgange, bl.a. gennem brug af automatisering, selvbetjening, chatbots, AI, mv.? Så er det dig, vi er på udkig efter Vi søger en engageret HR Support Specialist, som skal indgå i HR-afdelingens supportteam, som løser HR-opgaver for hele Aalborg Universitet (AAU).

Som HR Support Specialist i HR-afdelingen bliver du en central aktør, som i samarbejde med AAU's institutter og afdelinger udmønter og kvalitetssikrer en bred palette af personaleadministrative processer vedrørende ansættelsesforhold for både videnskabelige og administrative medarbejdere.

For at lykkes i denne rolle er det afgørende, at du både har solid praktisk erfaring indenfor support-området og tekniske kvalifikationer til at drive arbejdet med forbedringer af supportprocessen. Med din erfaring og viden om teknisk understøttende systemer vil du skulle bidrage til at identificere og implementere løbende forbedringer af teamets arbejdsgange, herunder automatisering, selvbetjening, brug af AI og chatbots.

Du bliver en del af et team, hvor du i tæt samarbejde med dine kolleger i teamet og den øvrige del af HR-afdelingen skal sikre og understøtte smidige og hurtige ansættelsesprocesser af høj kvalitet. Du får en stor berøringsflade ud mod hele organisationen, hvor du skal arbejde tæt sammen med lokale HR-medarbejdere i forskellige institutter og afdelinger på AAU.

Du får ansvaret for en portefølje af HR-administrative opgaver af forskelligt omfang og kompleksitet, så der er behov for, at du både er god til at samarbejde med dine kolleger og samtidigt kan løse opgaver selvstændigt.

I HR Support er det af afgørende betydning, at vi hurtigt og kompetent som team kan indtage og omstille os i forhold til nye opgaver, så det er vigtigt, at du har mod på, at opgaverne kan komme ad hoc, og at din hverdag er præget af kontinuerlige deadlines og mange bolde i luften. Endelig er vi optagede af, at opgaverne skal kunne skifte hænder, så såvel opgaver og teamet hele tiden udvikler sig. Fleksibilitet og åbenhed er dermed en forudsætning for at du vil trives i HR Support men også i hele HR-afdelingen.

Dine primære arbejdsopgaver bliver:

• Agere bindeled mellem HR og resten af organisationen og herved bidrage til at HR leverer efterspurgte HR-ydelser
• Håndtere de henvendelser vi modtager i HR Support og varetage en bred vifte af driftsopgaver indenfor HR,- og Lønområdet, herunder rekruttering, ansættelser, fravær, pension, lønadministration, mv. samt sikre dokumentering og journalisering
• Levere kompetent og løsningsorienteret vejledning og sparring til samarbejdspartnere om relevante HR,- og Lønprocesser og værktøjer
• Medvirke til at identificere og drive mulige optimeringer indenfor HR Support området, som fx automatisering, brug af AI, chatbots samt generelle forbedringer af arbejdsgange
• Deltage i implementeringen af kommende nye digitale HR-løsninger

I løsningen af opgaverne går vi et ekstra skridt for at levere den gode service til vores samarbejdspartnere. Vi arbejder med respekt for hinandens forskelligheder, og vi lægger stor vægt på den enkeltes trivsel og arbejdsglæde.

Hvem er du?

Vi forventer, at du trives med teamsamarbejde, og at du har en helhedsorienteret organisationsforståelse, da vi er en stor og kompleks organisation. Vi forventer, at du er dygtig til at arbejde med personaleadministrative opgaver og systemer, og at du er tryg ved at kommunikere på både dansk og engelsk, da vi er en international arbejdsplads.

Du har stærke kommunikationsevner og sætter en ære i at yde service i høj kvalitet og forstår at sætte "kunden i centrum".

Du finder energi i at yde en god service og opbygge positive relationer med dine samarbejdspartnere og kolleger. Du er god til at planlægge opgaveløsningen, så deadlines overholdes, til glæde for dem, du hjælper og samarbejder med.

Som person er du positiv og imødekommende, og du nyder at hjælpe dine kolleger og samarbejdspartnere.

Vi forventer desuden at du:

• Har solid erfaring med at arbejde i service,- og supportprocesser samt erfaring fra HR-området med kendskab til arbejdsret og HR-praksis
• Har teknisk flair, gode generelle IT-kundskaber og en naturlig interesse i de muligheder der ligger i at anvende digitale løsninger til at effektivisere og forbedre processer og arbejdsgange
• Har erfaring med arbejde i digitale systemer til håndtering af support henvendelser og med brugen af AI, chatbots, automatisering, selvbetjening, eller lign. til optimering af arbejdsgange indenfor det administrative område
• Er en naturlig teamplayer, der inspirerer til og engagerer sig i at samarbejde og dele viden på tværs

Hvad tilbyder vi?
Du bliver en del af et dedikeret team på 15 engagerede og kompetente kollegaer, hvor vi vægter fagligt og socialt fællesskab højt. Vi tilbyder en spændende hverdag med plads til både faglig fordybelse og personlig udvikling samt høj grad af fleksibilitet med fokus på balance og det bæredygtige arbejdsliv. Arbejdspladsen er på vores campus i Aalborg, med mulighed for delvist hjemmearbejde.

Om HR-afdelingen
I HR-afdelingen på AAU er vi 58 ambitiøse, kollegiale og humørfyldte medarbejdere, fordelt på seks faglige teams. Vi arbejder ud fra en partnermodel med fokus på kompetent, smidig og løsningsorienteret rådgivning og sparring. Du vil blive en del af Team HR Support, som vægter samarbejde og en proaktiv tilgang til opgaver og løbende forbedringer, og til enhver tid stræber efter, at levere effektiv service i høj kvalitet til vores samarbejdspartnere.

Vi har en strategisk ambition om at udvikle vores HR-faglighed for bedst muligt at understøtte universitetets kerneopgaver, og arbejder derfor målrettet med kollektiv kompetenceudvikling og løbende teamudvikling blandt andet igennem vores interne HR uddannelse, HR Next. Vi vægter en kultur, hvor der er plads til at være hele mennesker, og hvor fagligt og kollegialt fællesskab er i fokus.

Ansøgning
Vi glæder os til at modtage din ansøgning.

Ansøgningsfristen er den 21. april 2025, og vi forventer at holde samtaler på følgende dage:

Samtale 1: 25. april 2025
Samtale 2: 28. april 2025

Stillingen er på 37 timer ugentligt og til besættelse pr. 1. juni eller snarest derefter.

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitetskal modtage din ansøgningelektroniskvedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevantdokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.