Sekretariatsleder til Institut for Kommunikation og Kultur, Faculty of Arts, Aarhus Universitet

Institut for Kommunikation og Kultur opslår hermed stillingen som institutsekretariatsleder.
Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling til besættelse 1. maj 2025 eller snarest herefter.

Om institutsekretariatetSekretariatet varetager den administrative understøttelse af instituttet og har i alt 31 engagerede teknisk administrative medarbejdere (konsulenter, sekretærer og en tekniker), der understøtter instituttets ledelse og fagmiljøer. Medarbejdergruppen er fordelt på hhv. ledelsessekretariatet og 4 lokale sekretariater, der er tilknyttet hver deres lokation. Se sekretariatet her.

Efter en større kortlægning af opgaverne er sekretariatet nu i gang med at videreudvikle en effektiv og samarbejdende administration og understøttelse af instituttets forskere og undervisere. Der er i den forbindelse brug for en sekretariatsleder, der er god til at kommunikere beslutninger, som kan skabe effektiv drift og understøttelse af uddannelse og forskning samt tilrettelægge forandrings- og udviklingsprocesser med afsæt i følgeskab, et trygt samarbejdsklima og inddragelse af relevante aktører.

Om jobbet som sekretariatslederDen primære opgave er at varetage personaleledelse og have det overordnede ansvar for instituttets administrative opgaver - herunder udvikling, koordinering og uddelegering af sekretariatets samlede opgaveportefølje - samt rådgive institutledelsen generelt og institutleder specifikt om centrale forhold, herunder ressourcemæssige prioriteringer.

Arbejdsopgaverne omfatter

- at lede og udvikle sekretariatet og herunder prioritere og fordele arbejdsopgaverne, så der er den bedst mulige administrative støtte til instituttets kerneopgaver
- at optimere processer og arbejdsgange – herunder digital understøttelse
- at sikre sammenhængskraft på tværs af instituttets lokationer – på Katrinebjerg og Kasernen og i Nobelparken, så opgaver løses hensigtsmæssigt, ensartet, smidigt og professionelt
- at udvikle og implementere strategier, der styrker sekretariatet og sikrer dets fortsatte udvikling og medarbejdernes trivsel
- at motivere og engagere et dedikeret team og være en lyttende og nærværende leder
- at indgå aktivt i institutledelsen og bidrage til den fælles strategiske udvikling af instituttet
- at bidrage til ledelsesinformation, udarbejde sagsfremstillinger og koordinere processer
- at sikre administrativ opfølgning på og implementering af fakultets- og institutledelsens beslutninger
- at rådgive institutleder og institutledelse om instituttets økonomi i samarbejde med Arts og Aarhus BSS Økonomi
- at fungere som bindeled mellem institutledelsen og den administrative organisation, hvilket indebærer tæt samarbejde og koordinering med de 2 øvrige institutsekretariatsledere på Faculty of Arts og med dekansekretariatet og Administrationscenter Arts.

Vi forventer at du

- har en relevant akademisk uddannelse på mindst kandidatniveau
- har erfaring med ledelse og organisationsudvikling – gerne fra universitetsverdenen
- har gode kommunikative evner og kan sikre en åben og tillidsfuld dialog med sekretariats medarbejdere og samarbejdspartnere
- besidder en høj grad af selvstændighed og gennemslagskraft, er løsningsorienteret og har sans for at planlægge og prioritere
- har stærke analytiske evner samt strategisk og økonomisk sans
- kan kommunikere situationsbestemt og professionelt på dansk og engelsk og kan begå dig i et internationalt miljø
- som leder tager ansvar og samtidig er lyttende og motiverende og bidrager til at styrke et godt og tillidsfuldt arbejdsmiljø i sekretariatet
- med dit engagement og din faglighed kan sikre kvalitet i opgaveløsningen og opnå positive resultater gennem både din egen og dine medarbejderes indsats
- vi ser også meget gerne, at du har viden om forsknings- og uddannelsespolitik inden for et af instituttets områder eller humaniora generelt.

Vi tilbyder

- en udfordrende, udviklende og varieret arbejdsdag med daglig kontakt til mange engagerede mennesker i et internationalt og kreativt forsknings- og uddannelsesmiljø med stærke fagligheder
- selvstændigt ansvar og mulighed for at få et stort ledelsesmæssigt handlerum
- gode muligheder for kompetenceudvikling
- et professionelt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med engagerede kolleger og et godt kollegialt sammenhold
- en bred kontaktflade på hele universitetet.

ArbejdsmiljøAktiv deltagelse i det daglige fællesskab i afdelingen har høj prioritet, og vi lægger vægt på gode arbejdsrelationer både mellem kolleger og med vores studerende. Med henblik på at opretholde og udvikle instituttets gode arbejdsmiljø forventes den kommende institutsekretariatsleder at være til stede på daglig basis.

Institut for Kommunikation og Kultur og Aarhus Universitet respekterer balancen mellem arbejdsliv og privatliv og stræber efter at skabe et arbejdsmiljø, hvor denne balance kan bevares.

Institut for Kommunikation og Kultur vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Om Institut for Kommunikation og KulturInstituttet er del af Faculty of Arts på Aarhus Universitet og har 9 afdelinger, 48 uddannelser, 3.500 studerende og 470 medarbejdere og har et internationalt stærkt fagligt miljø. Du kan finde yderligere oplysninger om instituttet på hjemmesiden.

ArbejdsstedDet primære arbejdssted er Langelandsgade 139, 8000 Aarhus C, men forventes efter en kort årrække at blive i Universitetsbyen i Aarhus, hvor størstedelen af Faculty of Arts planlægges samlet.

Spørgsmål til stillingen
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte institutleder Unni From på 51361949.

Ansøgningsfrist 17. februar 2025

Ansættelsessamtaler forventes afholdt i ugen fra 3. – 7. marts

Løn og ansættelsesvilkår
Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling (37 timer om ugen) indplaceret som chefkonsulent med personaleansvar med løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst for akademikere i staten.

Ansøgningen sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside
Hvis du har behov for hjælp i forbindelse med at uploade din ansøgning eller spørgsmål vedrørende ansættelsesprocessen, er du velkommen til at kontakte Arts HR: e-mail: hsi@au.dk.

Løn og ansættelsesvilkårI henhold til gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og Akademikernes Centralorganisation.
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Faculty of ArtsArts er et af fem hovedområder på Aarhus Universitet.

Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.

Med omkring 700 videnskabelige medarbejdere, 200 ph.d.-studerende, 9.000 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.

Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund og Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.

Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.

Læs mere på arts.au.dk

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus UniversitetAarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk