Struktureret eventkoordinator med sans for at planlægge og gennemføre events

6 days ago


Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark DTU - Technical University of Denmark Full time

Brænder du for at koordinere, organisere og være den, der har det kølige overblik?

Har du gå-på-mod og sans for at give gæster den bedste eventoplevelse?

Så er det måske dig, vi søger som eventkoordinator i Stakeholder Management-kontoret på DTU.

Stakeholder Management-kontoret har ansvaret for universitetets væsentlige arrangementer, både de større (1.000-5.000 deltagere) og de mindre (80-300 deltagere). Du vil koordinere aktiviteter tilknyttet afdelinger og institutter i samarbejde med rekvirenter fra forskellige dele af DTU og være en del af teamet omkring de faste Akademiske Højtideligheder på DTU.

Jobbet
Du vil indgå i Stakeholder Management-kontoret og samarbejde med kolleger på kryds og tværs af DTU samt eksterne projektpartnere. Du vil fungere som lead på en række events under supervision af kontorets eventmanager. Arrangementerne, du bliver involveret i, omfatter bl.a.:

  • Teaching Seminars og Posterevents
  • E-MBA dimittendreception og konference

Du vil udvikle, markedsføre og afholde disse events i samarbejde med interne såvel som eksterne interessenter. Arbejdet inkluderer konceptudvikling, indhentning af priser til budget, opstille mål, udarbejdelse af invitationer og direct mails. Du gennemfører events og planlægger indretning af faciliteter, forplejning og registrering af deltagere, samt koordinering med samarbejdspartnere, budgetopfølgning, evaluering og afrapportering.

Som eventkoordinator vil du desuden deltage i planlægning og gennemførsel af:

  • DTU's årsfest med 4.000 deltagere: Være en del af arbejdsgruppen vedr. logistikopgaver, herunder kontakt med eksterne leverandører som teknik og catering.
  • DTU's dimittendreceptioner 6 gange årligt med 500-1.000 deltagere pr. gang: Bistå arbejdsgruppen vedr. logistikopgaver, herunder kontakt med eksterne leverandører.
  • Andre events 4-5 gange årligt med 50-700 deltagere pr. gang i samarbejde med kontorets projektledere.

Du skal være forberedt på vekslende arbejdstider, herunder aften, i forbindelse med events ca. 10 gange om året.

Vores forventninger til dig
Du er samarbejdsorienteret og udadvendt med stor lyst til at indgå i en positiv dialog. I pressede situationer bevarer du roen. Du er struktureret og kvalitetsbevidst i løsningen af opgaverne og med de administrative rutiner. Du brænder for at skabe mærkbare resultater og kan tage selvstændigt initiativ og træffe nødvendige beslutninger.

Vi forventer, at du:

  • har en relevant uddannelse, er nyuddannet evt. med nogle års erfaring som eventkoordinator.
  • har erfaring med at bruge eventbaserede it-værktøjer til eventhåndtering og data management, f.eks. Conference Manager samt Microsoft Dynamics CRM.
  • overholder budgetter og har erfaring med løbende budgetopfølgning.
  • er god til at kommunikere og formulere dig på skrift både på dansk og engelsk.

Afklaringsskemaer, drejebøger og minutplaner er kendte redskaber for dig.

Det vil være et plus, hvis du er habil bruger af grafiske programmer som Canva og InDesign, samt har erfaring fra restaurations- og servicebranchen.

Hvad tilbyder vi dig
Vi tilbyder en stilling i et alsidigt og lærerigt miljø med engagerede kollegaer. Stakeholder Management-kontoret er bygget op gennem mange år på universitetet og er nu bl.a. DTU's garant for, at universitets events har en høj kvalitet – det skal du være med til at føre videre.

Vi har en uformel omgangstone og et godt sammenhold, og selv når der er pres på, er der tid til smil og godt humør.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår efter overenskomst mellem Finansministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer m.fl. samt OAO-S-fællesoverenskomsten eller anden relevant overenskomst.

Du ansættes i Afdelingen for Policy & Relationer. Arbejdsstedet er på Lyngby Campus.

Stillingen er på 22 timer ugentligt og tidsbegrænset. Den ønskes besat pr. 1. februar 2025 eller hurtigst muligt herefter og har udløb den 31. december 2026.

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 8. januar 2025. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte specialkonsulent Ida Krøll, iemk@dtu.dk og 93 51 08 29.

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

Stakeholder Management
Kontoret for Stakeholder Management er en del af Afdelingen for Policy og Relationer i DTU's administration, og i kontoret arbejder 10 medarbejdere med at udvikle positive relationer til universitetets interessenter. Aktiviteterne i kontoret omfatter:

  • Koordinering og planlægning af High-Level Visits & Events samt outreach-aktiviteter som rundvisninger på DTU og Åbent Universitet - Sommerscience for skole- og gymnasieelever.
  • Drift af DTU's alumnenetværk med ca. 43.000 medlemmer, hvor tidligere studerende holdes opdateret om, hvad der sker på DTU og inviteres til at engagere sig i relevante aktiviteter på DTU.
  • Planlægning og gennemførsel af DTU's akademiske højtideligheder og andre events (bl.a. årsfest, dimittendreceptioner og DTU Ørsted Lectures).
  • Kunst og kulturelle aktiviteter på campus, indkøb af DTU-merchandise.

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN's 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

#J-18808-Ljbffr

  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark DTU - Technical University of Denmark Full time

    Vi søger en dygtig eventkoordinator, der kan stå i spidsen for planlægningen af events, og samarbejde med forskellige afdelinger og institutter på DTU. Som eventkoordinator vil du være ansvarlig for at koordinere aktiviteter tilknyttet de forskellige afdelinger og institutter, samt fungere som lead på en række events under supervision af kontorets...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark DTU - Technical University of Denmark Full time

    Vores arbejdsområde er udvikling af positive relationer til vores interessenter. I dette arbejde søger vi en dygtig eventkoordinator, der kan hjælpe med til at koordinere og planlægge High-Level Visits & Events samt outreach-aktiviteter som rundvisninger på DTU og Åbent Universitet - Sommerscience for skole- og gymnasieelever. Det indeholder også...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark DTU - Technical University of Denmark Full time

    DTU søger en uddannelsesmæssigt kompetent person til stillingen som Eventkoordinator på DTU's administration. Hovedopgaven vil være at koordinere og planlægge events tilknyttet afdelinger og institutter på DTU, samt fungere som lead på en række events under supervision af kontorets eventmanager.Du vil være ansvarlig for at: Koordinere aktiviteter...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark DTU - Technical University of Denmark Full time

    Vi søger en kompetent person til stillingen som Eventkoordinator på DTU's administration. Hovedopgaven vil være at koordinere og planlægge events tilknyttet afdelinger og institutter på DTU, samt fungerer som lead på en række events under supervision af kontorets eventmanager.Du vil være ansvarlig for at: Koordinere aktiviteter tilknyttet afdelinger...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Hs Mittweida Full time

    DTU Skylab - Hvor innovation og entreprenørskab møder eventsI DTU Skylab arbejder vi med at skabe succesfulde events, og vi søger nu en ny eventkoordinatorelev til at blive en del af vores team. I rollen som eventkoordinatorelev på DTU Skylab, vil du være ansvarlig for at planlægge og afvikle events, samt assistere med markedsføring af events. Du vil...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Center for Arealer og Ejendomme Full time

    Kan du kommunikere om vores anlægs- og byggeprojekter og sprede kendskab og nysgerrighed for det, vi arbejder med? Arbejder du struktureret, proaktiv og brænder for politiske beslutningsprocesser? Så er vores stillinger som udviklingskonsulenter i Center for Arealer og Ejendomme måske noget for dig.Vi søger to engagerede og stabile generalister, der har...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Trænings- og rehabiliteringscentret Full time

    En fremragende mulighed for karriereudviklingVi søger en dygtig og engageret fysioterapeut, der ønsker at tage næste trin i sin karriere som hjemmetræningskonsulent. Denne stilling giver mulighed for at arbejde med en bred vifte af patienter og projekter, herunder neuro-rehabilitering og hurtigterselvnervalg. Vi søger en kreativ og problemløseragtig...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Hs Mittweida Full time

    Om stillingenForsøg med at skabe succesfulde events som udgangspunkt, og du kan være en af vores nye eventkoordinatorelever på DTU Skylab. Du vil være med til at planlægge og afvikle events på forskellige niveauer, fra de kreative idéer til de mere rutineprægede opgaver. Det omfatter assistance i forbindelse med markedsføring af events, deltakelse i...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Center for Uddannelse og Pædagogik Full time

    Center for Uddannelse og Pædagogik (CUP) i Lyngby-Taarbæk Kommune søger en engageret udviklingskonsulent, som kan være med til at understøtte den fortsatte udvikling af dagtilbuds- og skoleområdet. Stillingen løber frem til udgangen af 2026 – med evt. mulighed for forlængelse.CUP har ansvar for kommunens dagtilbud, skoler, SFO'er, klubber,...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Center for Social Indsats - Administration Full time

    Kan du balancere mellem at løfte driftsopgaver, prioritere og have det samlede overblik? Og har du mod på at tage ansvar for en central og vigtig opgave? Så er det dig vi leder efterHvem er vi:Socialområdet er et centralt og vigtigt område, som har stort politisk fokus. Det samlede budget på det centrale område udgør ca. 550 mio. kr. årligt....


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Hammer Andersen Full time

    Så er du den perfekte kandidat til rollen som Ansvarlig for HR og Løntilgang hos REMONDIS A/S! Her får du chancen for at føre fremme en ny løndatabase med hurtige eksportmuligheder via excel til alle principper. Du vil være ansvarlig for at designe og udvikle vores menneskelige ressourcer såsom udvælgelse af kandidater, ansættelser og onboarding,...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Hs Mittweida Full time

    Campus Service søger en erfaren bygherreprojektleder til at lede projekter i sektionen Driftsplanlægning og driftsprojekter (DPP).I DPP er vi bygherre for projekter der bl.a. omhandler modernisering og ombygning af den eksisterende bygningsmasse, udarbejdelse af strategianalyser for driftsoptimering og koncepter for infrastruktur.Som projektleder i DPP...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Hs Mittweida Full time

    Rollen som Eventkoordinatorelev på DTU SkylabI rollen som eventkoordinatorelev på DTU Skylab er dit primære fokus på at skabe succesfulde events og aktiviteter. Der vil være tale om at arbejde tæt sammen med eksperter inden for innovasjon og entreprenørskab, mens du samtidigt udfolder dine færdigheder i markedføring og evenementplanlægning. Du...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Jobbridge ApS Full time

    Lager- og produktionsmedarbejder søges – Bliv en del af et stærkt teamEr du struktureret, har sans for detaljer og trives med lager- og produktionsopgaver? Vi søger en dygtig og engageret medarbejder til vores lager og produktion, hvor vi arbejder med silikone, pakninger og stålbånd.? Stabile arbejdsforhold og godt arbejdsmiljø? Alsidige opgaver...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark DTU - Technical University of Denmark Full time

    Vil du kickstarte din karriere som kontorelev hos DTU Space? Vil du være en del af et dynamisk administrations-team, der støtter forskning og undervisning på højt niveau? Trives du med varierede opgaver og service i et internationalt miljø? Så er du måske vores nye kontorelev. Om os DTU Space er Danmarks førende rumforskningsinstitut med omkring 210...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Trænings- og rehabiliteringscentret Full time

    Vores visioner og strategierVi søger en dedikeret og indeværende fysioterapeut, der kan bidrage til at realisere vores visioner og strategier i området rehabilitering og genoptræning. Som medlem af vores hjemmetræningsteam vil du være en nøgleperson i den proces, hvor du vil være ansvarlig for at udvikle og gennemføre selvstyrede...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Center for Uddannelse og Pædagogik Full time

    Hvad har vi at tilbyde?En travl og spændende stilling i et centralt sekretariatCENTER FOR UDANNNELSE OG PAEDAGOGIK søger en udviklingskonsulent til at hjælpe os med at udvikle vores dagtilbuds- og skoleområde. Du vil blive en del af et team af dygtige og engagerede mennesker, der alle deltager i at udvikle kvaliteten i de pædagogiske miljøer.I denne...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Randstad AS Full time

    JobbeskrivelseI denne rolle vil du være med til at sikre høj kvalitet i ydelserne til investorerne i alternative investeringsfonde. Du vil tage del i den daglige drift og varetage administrative opgaver i relation til de investeringsfonde, som AEP har under forvaltning.Din opgaveportefølje vil bl.a. bestå af:• Regnskabsanalyse og -rapportering•...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Hs Mittweida Full time

    Campus Service (CAS) på Danmarks Tekniske Universitet (DTU), søger en projektleder til sektionen Driftsplanlægning og driftsprojekter (DPP). Jobbet som projektleder i DPP I DPP er vi bygherre for projekter der bl.a. omhandler modernisering og ombygning af den eksisterende bygningsmasse, udarbejdelse af strategianalyser for driftsoptimering og koncepter...


  • Kongens Lyngby, Lyngby-Tårbæk Kommune, Denmark Trænings- og rehabiliteringscentret Full time

    Om osVi er en moderne og dynamisk organisation, der søger en erfaren og motiverede fysioterapeut til vores hjemmetræningsteam. Som medarbejder i vores organisation vil du blive en del af et stærkt fagligt fællesskab med høje ambitioner og en vigtig rolle i at skabe værdi for borgere og erhvervsliv.ArbejdsopgaverDenne stilling indebærer at være en...