Koordinator til HR og personaleadministration på AU Institut for Byggeri og Bygningsdesign

2 weeks ago


Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Universitet Full time
HR Koordinator

Vil du hjælpe institut- og sektionsledere med at forberede og gennemføre ansættelser og spille en vigtig rolle i at der ageres rettidigt, og vil du bidrage til at give nye kollegaer en positiv og effektiv opstart.
I tæt samarbejde med personaleledere og fakultetets HR-afdeling, bliver det din opgave at styre og tilrettelægge instituttets interne HR-processer før, under og efter en ansættelse.

Driftssikker koordinator til personaleadministrative opgaver

Vi søger en struktureret og processtærk administrator, som både kan være koordinerende, selv udføre personaleadministrative opgaver og bistå personaleledere i arbejdet med on/offboarding, MUS, karrieresamtaler og lignende ansættelsesrelaterede opgaver.
Har du erfaring med personaleadministrative opgaver og kan du lide at arbejde med mennesker i et travlt og ambitiøst miljø? Så har vi måske brug for dig.

Arbejdsopgaver

Du drifter og videreudvikler.
Du bidrager til at instituttet on- og offboard'er rette medarbejdere til rette tid og støtter personaleledere i at lykkes godt med at gennemføre aktiviteter, der medvirker til høj trivsel og udvikling for den enkelte medarbejder.
Opgaverne vil være:

- Koordination ved ansættelser, fratrædelser og forlængelse og indtastning i HR- systemer.
- On- og offboarding, herunder planlægning af aktiviteter for andre aktører i processerne.
- Planlægning af MUS og karrieresamtaleforløb koblet til instituttets strategiske udviklingsplaner.
- Ferieregistrering og opfølgning.
- Løbende procesoptimering.

Du varetager en selvstændig funktion, og for at lykkes godt er du i tæt dialog med de personaleansvarlige ledere, f.eks. gennem faste møder, hvor I gennemgår pipeline for ansættelser, fratrædelser eller forlængelser. Du løser desuden en række forskellige driftsopgaver som f.eks. journalisering, registrering af kompetenceudvikling, vedligeholdelse af distributionslister, registrering og opfølgning på deltagelse i obligatoriske kurser, bibeskæftigelse o.l.

Kvalifikationer

Du tager ansvar og skaber positive relationer
Den kollega vi leder efter, tager ansvar, arbejder selvstændigt og planlægger sin tid effektivt med blik for andres fremdrift og deadlines.

Det er særligt vigtigt, at du:

- Har erfaring med offentlig administration – det er en fordel, hvis din erfaring er inden for uddannelsesområdet og personaleadministration.
- Arbejder præcist og struktureret.
- Har gennemslagskraft så travle ledere lytter og fleksibilitet til at finde alternative veje.
- Hurtigt sætter dig ind i og anvender IT systemer. Det er en fordel, hvis du har erfaring med brug af AI værktøjer.
- Kan bevare overblikket uden at miste sansen for detaljen og har et veludviklet procesgen, der hjælper dig med at spotte unødige procestrin.
- Har gode kommunikationsevner både skriftligt og mundtligt på dansk og engelsk.

Personligt skal du trives med varierende opgaver og temposkift, og med, at du ikke altid kan forudse og styre arbejdsdagen. Du besidder en god portion tålmodighed og møder mennesker med et positivt og åbent sind. Du har lyst til at påvirke både mennesker og processer og din fornemmelse for andres situation gør, at du samarbejder effektivt og sikrer kvalitet i opgaveløsningen.

Hvem er vi?

Sekretariatet består lige nu af 8 faste medarbejdere og to studentermedhjælpere, som er organiseret i forskellige funktioner, og vi varetager opgaver og samarbejder på tværs af instituttet og fakultetet.
Alle har primære ansvarsområder, men vi hjælper og støtter hinanden på tværs, når der er brug for det.
Vi vil i takt med instituttets strategiske udvikling løbende vurdere, hvordan vi strukturerer os og prioriterer leverancer til vores samarbejdspartnere.

Din reference vil være sekretariatslederen, men mange af de daglige opgaver løses i tæt samspil med institut- og sektionsledere og vores kollegaer i fakultetet.

Institut for Byggeri og Bygningsdesign er ét ud af fire ingeniørinstitutter, som har eksisteret i godt 4 år og er under fortsat udvikling og i vækst.
Instituttet beskæftiger ca. 100 faste medarbejdere, som arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets fagområder.

Vi bestræber os på at være en fleksibel og tryg arbejdsplads med vægt på balance mellem arbejdsliv og privatliv. Omgangstonen er uformel og vi har tillid til og respekt for hinanden.

Du kan læse mere om vores institut her: Institut for Byggeri & Bygningsdesign - Technical Sciences, AU

Yderligere information

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatsleder, Gitte Brandt, 24214581.

Ansættelsessamtaler må forventes indkaldt med kort varsel til planlagt afholdelse den 25. april.

Ansættelsesvilkår

Der er tale om en stilling på fuld tid, ugentligt 37 timer. Du får frihed til at tilrettelægge din arbejdstid og tilstedeværelse på instituttet under hensyn til deadlines, mødeaktiviteter og fremdrift i processer, der går på tværs af funktioner.

Forventet tiltrædelse 1. juni eller hurtigst muligt derefter.

Arbejdsstedet er Navitas, Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og den relevante organisation.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Universitet Full time

    Koordinator til Ledelsesstøtte og HRVil du arbejde tæt på ledelsen i et internationalt undervisnings- og forskningsmiljø og spille en central rolle i at der er styr på deadlines, og at vigtige emner sendes til rettidig behandling i ledelsen og i udvalg.Vi søger en erfaren koordinator og organisator, der kan støtte institutledelsen i tilrettelæggelse...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Hudlæge- og Laserklinik Speciallægeselskabet ApS Full time

    Vi søger en sundhedsadministrativ koordinator til vores hudlæge- og laserklinik, der er centreret i Aarhus. Du vil være den første kontakt for vores patienter og være ansvarlig for at skabe en god stemning i klinikken.">I denne stilling skal du have erfaring med patientmodtagelse, tidsbestilling, selvstændig telefonvisitation af helbredsmæssige...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Universitet Full time

    Fakultetssekretariatet på Faculty of Technical Sciences søger en barselsvikar, som skal være med til at understøtte prodekanen for uddannelse og løse øvrige sekretariats- og koordineringsopgaver.I fakultetssekretariatet løser vi en række forskelligartede opgaver inden for rådgivning, koordinering og ledelsesbetjening i bred forstand. Den ene dag...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    Center for Særlig Jobrettet IndsatsI centeret arbejder vi ud fra principperne i Flere Skal Med 2, hvor der arbejdes med en individuel indsats med fokus på ordinære løntimer. Vores indsats bygger på en solid platform af mennesker, der kæmper for at realisere vores mission: At hjælpe de voksne, selvstedse og sociale modtager af kontanthjælp på vej...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    JobbeskrivelseI Center for Særlig Jobrettet Indsats søger vi en fagligt stærk koordinator til at understøtte vores arbejde med at få udsatte borgere i job.Arbejdsopgaver:Sparring om den daglige drift med job- og virksomhedskonsulenterFaglig udvikling efter aftale med afdelingslederSagssparring om konkrete borgere for at understøtte progression i den...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    JobbeskrivelseVi søger en dedikeret scenetekniker til at blive en del af vores produktionsteam på Musikhuset Aarhus. I denne rolle vil du være ansvarlig for at sikre en sjov og professionel oplevelse for publikum ved arrangementer på husets 10 scener og syv saler. Du vil være en vigtig del af vores team, der sikrer en unik og bedragerisk indsats i den...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    I Center for Særlig Jobrettet Indsats søger vi en faglig koordinator med start den 1. maj 2025 eller snarest derefter. Det er en fast stilling på 37 timer ugentligt i afdeling 3, som er en af centrets 4 afdelinger, hvor vi arbejder med at få udsatte borgere i job og med afklaring af deres fremtidige forsørgelse. Hver afdeling har en faglig koordinator,...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Hudlæge- og Laserklinik Speciallægeselskabet ApS Full time

    Er du en smilende sekretær med godt humør, som har lyst til at arbejde i en travl speciallægepraksis? Så er du måske den, vi søger. Vi er en hudlægeklinik, der ligger i hjertet af Aarhus.Vi forestiller os, at du er uddannet lægesekretær eller tilsvarende med erfaring og interesse for dermatologi.Ansættelsen er 32 timer pr. uge med fast ugentlig...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    Som uddannelseskonsulent på Ungecenter Uddannelse og Aktivitet, vil du være en del af et team, der arbejder med at hjælpe unge mennesker i Aarhus Kommune. Du vil være ansvarlig for at etablere tilbud og indsater for de unge klienter, samt løbende udarbejde uddannelses- eller jobplaner. Dette inkluderer samarbejde med virksomhedskonsulenter,...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    Fremtidige udfordringer i dit jobVores kommende medarbejder skal stå til rådighed for en lang række opgaver inden for internationalisering og kommunikation. Det drejer sig om at koordinere særlige begivenheder og arrangementer for internationale tilflyttere samt fremme internt samarbejde mellem kommunens afdelinger omkring internationalisering. I denne...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    Brænder du for at understøtte vores rådmand og direktør, at være med til at drive et travlt Rådmandssekretariat og at løse en bred vifte af opgaver sammen med andre? Er du struktureret, serviceminded, udadvendt, og kan du holde hovedet koldt og humøret højt, selv når det går stærkt og der er mange bolde i luften? Så er du måske netop den...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Universitet Full time

    Motiveres du af at arbejde med tal og rådgivning i et ansvarsfuldt job med selvstændige opgaver, og vil du arbejde med økonomistyring på Aarhus Universitet - en af landets største uddannelsesinstitutioner, så er du måske vores kommende medarbejder i økonomiafdelingen på Arts og Aarhus BSS.Vi er på udkig efter flere kollegaer, der har lyst til at...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark EKOLAB ApS Full time

    Vi søger en erfaren og selvstændig økonomiarbejder, der enten vil arbejde deltid hos os, eller have os som en dine kunder. Vi er et lille firma på cirka 30 medarbejdere, der arbejder indenfor ingeniørbranchen, hvor vi vil medvirke til at skabe en mere bæredygtig fremtid indenfor byggeriet, og inspirere til at have en mere holistisk tilgang til både...

  • Pedel til Solhjem

    1 week ago


    Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark SI Solhjem, Rudolf Steiner Vuggestue og Børnehave Full time

    Da vores nuværende pedel går på pension, søger vi pr. 1. juni en ny pedel til at varetage diverse vedligeholdelsesopgaver i Solhjem. Stillingen er på 10 timer ugentligt, som fastlægges efter nærmere aftale.Solhjem er et privat Rudolf Steiner dagtilbud, hvor vi har børn i alderen 1 – 6 år. Vi har 4 forskellige afdelinger: En vuggestue, et...


  • Aarhus N, Aarhus Kommune, Denmark Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Full time

    Danmarks Medie- og Journalisthøjskole søger en Kommunikationsmedarbejder, der kan fungere som en nøgleperson i vores kommunikationsafdeling. Din primære opgave vil være at hjælpe med at styrke brandingen af vores uddannelser over for potentielle studerende via vores website og andre platforme.I denne rolle vil du være ansvarlig for at formidle...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark OLT ApS Full time

    Er du veltalende og elsker du at snakke med mennesker? Har du gå-på-mod og vil du udvikle dine salgsevner? Har du lyst til at være en del af et team, hvor vi har det sjov og støtter hinanden?...SÅ har du nu mulighed for at blive mødebooker i vores B2C-salgsteam hos OLT Man.-tors.: kl. 8.00-16.00 (fre.: kl. 8.00-15.00).? Centralt - i smukke omgivelser...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Retten i Århus Full time

    Retten i Aarhus søger en chefsekretær. Stillingen ønskes besat snarest muligt.Retten i Aarhus har i alt ca. 110 medarbejdere fordelt på Vester Allé 10 og 12, 8000 Aarhus C. På Vester Allé 10 har civil- og strafferettens sekretariater kontorer, og på Vester Allé 12 har foged- og skifteretten deres lokaler. Chefsekretæren har kontor på Vester Allé...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    I Aarhus Midt ligger der 12 Folkehuse, hvor vi lige nu udvikler både på indhold og rammer. Vi laver mad fra bunden, hvor årstiderne, økologi og bæredygtighed er helt naturlige elementer i menuplanlægningen.Caféerne er centrale samlingspunkter i Folkehuset, hvor det gode måltid, og dét at spise sammen med andre understøtter vores vision om, at...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    Om jobbet:Er du vores nye nattevagt?På vores smukke og hyggelige plejehjem søger vi en SSA eller SSH, der ønsker at blive en del af vores kollegafællesskab.Vi har en forventning om, at vores beboere får den bedst mulige og kærligste pleje og omsorg, samt sygepleje af høj faglig standard i alle døgnets timer – også om natten. Ligeledes er det...


  • Aarhus N, Aarhus Kommune, Denmark Aarhus Kommune Full time

    ArbejdsopgaverI rollen som pædagog på DII Drivhuset, Christiansbjerg Dagtilbud, vil du være ansvarlig for at skabe et trygt og stimulerende miljø for vores børn. Du vil deltage i planlægning og udvikling af pædagogiske aktiviteter, samtgive undervisning og vejledning af børnene under forskellige kurser og projekt med henblik på at udvikle deres...