Dygtig koordinator til ph.d.-administration, gæstehåndtering, indkøb og events ved Institut for Elektro- og Computerteknologi

2 weeks ago


Aarhus, Denmark Aarhus Universitet, Bygning 5125 Full time
Er du en dygtig koordinator, og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet? Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø?
Så er det måske dig, vi søger til et barselsvikariat i Sekretariatet ved Institut for Elektro-og Computerteknologi, Aarhus Universitet. Stillingen ønskes besat pr. 1. december 2024 og varer 1 år.

I Sekretariatet er vi pt. 8 medarbejdere, og vi understøtter den samlede opgaveløsning inden for forskning, uddannelse og erhvervssamarbejde på instituttet. Sekretariatet vægter at sikre et højt fagligt niveau, yde administrativ support, rådgive, procesoptimere og sikre sammenhænge på tværs af instituttet. Du kan derfor selv have indflydelse på og være med til at videreudvikle på det ift. dine opgaver. Vores mål er at være et velfungerende sekretariat, der løser opgaver i høj faglig kvalitet til tiden.
 

Mere om stillingen

I samarbejde med dine kolleger i Sekretariatet skal du varetage opgaver på tværs af hele instituttet. Vi er omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver. Du vil blive en del af en spændende, international og dynamisk arbejdsplads i vækst. Vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor faglige udfordringer og et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet.
I Sekretariatet har vi hver især en portefølje af mere specialiserede ansvarsområder. Dine primære arbejdsopgaver bliver:
Ph.d.-koordinator: Koordinere og understøtte opgaver i relation til instituttets ph.d.-studerende, herunder yde administrativ support for instituttets Ph.d.-udvalgGæstekoordinator: Koordinere besøg fra internationale gæsteforskere og gæstestuderendeIndkøbskoordinator: Indkøb, fakturabehandling, support i forbindelse med rejseafregningerArrangementer: Koordinere og facilitere arrangementer/workshops/events/møder mv.Ledelsesunderstøttelse: I forbindelse med forskningsevaluering 

Vores ønsker til dig

Vores hverdag foregår på både dansk og engelsk, og gode engelske sprogkundskaber i både skrift og tale er derfor en fordel. I stillingen har du en bred kontaktflade, så det er vigtigt, at du er åben og trives med at være i kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag. Derudover falder det dig naturligt at arbejde selvstændig, være nysgerrig og proaktiv i forhold til at skabe gode samarbejdsrelationer. Du værdsætter godt kollegaskab og ønsker at bidrage til et fællesskab og et godt arbejdsmiljø.
Det en fordel, hvis du har kendskab til og erfaring fra universitetssektoren og de administrative processer og værktøjer, der aktuelt anvendes, fx IndFak, RejsUd, Workzone, Conference Manager, Teams/SharePoint, Medarbejderstamkort (MSK) osv.
Vi lægger vægt på følgende kompetencer hos vores nye kollega:
Du har en relevant uddannelsesbaggrund og gerne nogle års erfaringDu skal kunne lide at opsøge ny viden, være målrettet og overholde deadlinesDu arbejder struktureret, er initiativrig og får fulgt dine opgaver til dørs på en kvalitetsbevidst og serviceminded mådeDu har en imødekommende og positiv tilgang til dét at yde administrativ service og nyder at have mange samarbejdspartnere og opgaver i spil på én gang.Du bidrager til det gode samarbejde, klar til at påtage dig nye opgaver og god til at eksekvere, når opgaven kræver detDu er løsningsorienteret, har gåpåmod og er indstillet på en bred opgaveportefølje med flere forskelligartede opgaver (drifts-, udviklings- og koordineringsopgaver samt procesbeskrivelser generelt)Du er vant til at bruge administrative IT-systemer og vil gerne sætte dig ind i nyeDu har interesse i og mod på at arbejde i et internationalt miljø 

Mere om arbejdspladsen

Du bliver ansat i Sekretariatet på Institut for Elektro-og Computerteknologi, som er ét ud af fire ingeniørinstitutter, der blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 200 medarbejdere i alt og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Læs mere om vores institut.
 

Det praktiske

Stillingen er på 37 timer, og du refererer til sekretariatslederen.
Du ansættes på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet, og dit arbejdssted vil være Finlandsgade 22, 8200 Aarhus N.

Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 40, og 2. samtale vil ligge i uge 41.
 

Interesseret?

Så send os en spændende ansøgning og fortæl os, hvorfor netop du skal være vores nye kollega.
Ansøgning og CV skal være modtaget senest den 22. september 2024. Stillingen kan kun søges elektronisk.
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved at rette henvendelse til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen, tlf. 51442671 eller mail: cammik@ece.au.dk 

 

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår sker i forhold til uddannelsesmæssig baggrund og gældende overenskomst, hvilket f.eks. kunne være fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer samt organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere eller AC-overenskomsten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

 



  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Er du en dygtig koordinator, og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet? Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø?Så er det måske dig, vi søger til et barselsvikariat i Sekretariatet ved Institut for Elektro-og...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Erfaren kommunikationskonsulent til teknisk formidling ved Teknologisk Institut i Skejby Brænder du for at formidle kompliceret naturvidenskabeligt stof, og vil du tegne profilen for vores kommunikation? Er du samtidigt udadvendt, initiativrig og trives i et innovativt miljø, hvor idéerne flyver igennem luften, og hvor samfundsudfordringer i den grønne...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Læser du Datalogi eller IT-Produktudvikling , og har du lyst til at medvirke til at gymnasieelever og sabbatister kan få indblik i hverdagen som studerende på Institut for Datalogi? Så har du mulighed for at blive besøgskoordinator for vores formidler-team af studerende i det vi kalder Besøgsservice. Startdatoen er den 1. november 2024 eller snarest...


  • Aarhus, Denmark Aarhus University - Network Profile Full time

    Læser du Datalogi eller IT-Produktudvikling , og har du lyst til at medvirke til at gymnasieelever og sabbatister kan få indblik i hverdagen som studerende på Institut for Datalogi? Så har du mulighed for at blive besøgskoordinator for vores formidler-team af studerende i det vi kalder Besøgsservice.Startdatoen er den 1. november 2024 eller snarest...


  • Aarhus, Denmark Vores Administration Full time

    Er du en erfaren økonomi- og regnskabsprofil med lederevner? Her er en stilling, hvor du kan gøre en forskel og være en central del af en virksomhed i vækst: Vores Administration søger nu en dygtig og engageret Regnskabschef til at styrke vores team og sikre vores fortsatte succes.Om stillingenVi har oprettet en ny stilling som Regnskabschef for at...


  • Aarhus, Denmark Region Midtjylland Full time

    Vi skal dagligt sikre, at Region Midtjyllands SAP-baserede indkøbs- og logistiksystem er velfungerende, brugervenligt og løbende udvikler sig i forhold til regionens behov. Vi søger derfor en kollega, der skal være med til at understøtte en effektiv vareforsyning til regionens 30.000 ansatte og 840 praktiserende læger. Afdelingen Indkøb &...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Sælg eller del ikke mine personlige oplysninger Udbyder Udløb __VAST__ assets.ziggeo.com Nødvendig for implementeringen af video-indhold på hjemmesiden. Permanent Lokalt HTML-lager sid bot.zmashsolutions.com Bevarer brugertilstand på tværs af sideforespørgsler. 1 dag HTTP Cookie HRMTS.Session.Candidate Talentech ApS ...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Har du erfaring med eller interesse for administration, indsamling og opbevaring af forskningsdata? Kan du yde rådgivning til forskere, der står overfor at skulle indsamle forskningsdata, og sikre effektiv koordinering med den administrative forskningsunderstøttelse? Så er du måske vores nye datamanager. Institut for Statskundskab og Institut for...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Konsulent til rådgivning om mikrobiologiske problemstillinger i energisektoren Vil du bidrage til at hjælpe energisektoren i og uden for Danmark med at håndtere mikrobiologi udfordringer i procesvand? Har du lyst til at være en del af et spændende udviklingscenter? Interesserer du dig for viden og teknologi inden for miljøteknologi? Motiveres du af et...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Kunne tænke dig at arbejde med digitalisering og kunstig intelligens på Teknologisk Institut i Aarhus eller Taastrup? Så har du her muligheden for at indgå i et tværfagligt team, der udvikler og udruller applikationer, som anvendes til effektivisering og automatisering af arbejdsprocesser på Instituttet. Fremsynede og langtidsholdbare løsninger Som...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Har du erfaring med eller interesse for administration, indsamling og opbevaring af forskningsdata? Kan du yde rådgivning til forskere, der står overfor at skulle indsamle forskningsdata, og sikre effektiv koordinering med den administrative forskningsunderstøttelse? Så er du måske vores nye datamanager.Institut for Statskundskab og Institut for...


  • Aarhus, Denmark Aarhus University - Network Profile Full time

    Ved Juridisk Institut er der 1-2 lektorater i formueret ledigt til besættelse fra den 1. januar 2025 eller efter nærmere aftale.Jobbeskrivelse Den, der ansættes i stillingen, forventes at bidrage væsentligt til fakultetets overordnede forskningsstrategi og til instituttets forsknings- og undervisningsmiljø inden for dansk og nordisk formueret.Der er...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Ved Juridisk Institut er der 1-2 lektorater i formueret ledigt til besættelse fra den 1. januar 2025 eller efter nærmere aftale.Jobbeskrivelse Den, der ansættes i stillingen, forventes at bidrage væsentligt til fakultetets overordnede forskningsstrategi og til instituttets forsknings- og undervisningsmiljø inden for dansk og nordisk formueret.Der er...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Ved Juridisk Institut er der et professorat i strafferet ledigt til besættelse fra den 1. januar 2025 eller efter nærmere aftale.Jobbeskrivelse Den, der ansættes i stillingen, forventes at bidrage væsentligt til fakultetets overordnede forskningsstrategi og til instituttets forsknings- og undervisningsmiljø inden for det strafferetlige hovedområde,...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Vil du være med til at videreudvikle AU’s største administrationscenter, så vi er klar til at håndtere de nye udfordringer og muligheder, fremtiden byder på? Kunne du tænke dig en spændende og udviklende rolle, hvor du kommer helt tæt på ledelsens arbejdsopgaver – både hverdagen og de store linjer? Så læs mere her: Jobbet er alsidigt og...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Fysiker eller Ingeniør til fremtidens digitale metrologi Teknologisk Institut søger en konsulent, der kan hjælpe virksomheder i en lang række brancher med at fremskynde og optimere indførelsen af nye digitale målemetoder og avanceret dataanalyse. I rollen som konsulent er du med til at præge udviklingen på området gennem nationale og internationale...


  • Aarhus C, Aarhus Kommune, Denmark Nordicals Aarhus PS Full time

    JobbeskrivelseVi søger en administrativ koordinator til at være en del af vores fantastiske team i Aarhus. Som administrativ koordinator vil du være ansvarlig for at sikre korrekt kontrakthåndtering og yde støtte i forbindelse med ejendomshandler.Primære arbejdsområder:Administrativ og juridisk støtte: Sikre korrekt kontrakthåndtering og yde støtte...


  • Aarhus, Denmark Aarhus University - Network Profile Full time

    Ved Juridisk Institut er der et professorat i strafferet ledigt til besættelse fra den 1. januar 2025 eller efter nærmere aftale.Jobbeskrivelse Den, der ansættes i stillingen, forventes at bidrage væsentligt til fakultetets overordnede forskningsstrategi og til instituttets forsknings- og undervisningsmiljø inden for det strafferetlige hovedområde,...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    The Social Resilience Lab and the School of Culture and Society at Aarhus University invite applications for the position as center administrator for the Social Resilience Lab. It is a full time administrative position (AC-TAP, Fuldmægtig) available from 1 January 2025 or as soon as possible thereafter. The position reports to the Head of Secretariat, but...


  • Aarhus, Denmark Region Midtjylland Full time

    Brænder du for at fælleskab og samarbejde skaber de gode patientforløb? Har du lyst til at være teamleder og i samarbejde med de øvrige tre koordinatorer i afdelingens sekretærgruppe bidrage til sikringen af gode forløb for patienter henvist i kræftpakkeforløb til Kvindesygdomme og Fødsler, Aarhus Universitetshospital? Så er det dig, vi...