Dygtig koordinator til ph.d.-administration, gæstehåndtering, indkøb og events ved Institut for[...]

4 months ago


Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

Er du en dygtig koordinator, og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet? Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø?
Så er det måske dig, vi søger til et barselsvikariat i Sekretariatet ved Institut for Elektro-og Computerteknologi, Aarhus Universitet. Stillingen ønskes besat pr. 1. december 2024 og varer 1 år.

I Sekretariatet er vi pt. 8 medarbejdere, og vi understøtter den samlede opgaveløsning inden for forskning, uddannelse og erhvervssamarbejde på instituttet. Sekretariatet vægter at sikre et højt fagligt niveau, yde administrativ support, rådgive, procesoptimere og sikre sammenhænge på tværs af instituttet. Du kan derfor selv have indflydelse på og være med til at videreudvikle på det ift. dine opgaver. Vores mål er at være et velfungerende sekretariat, der løser opgaver i høj faglig kvalitet til tiden.
Mere om stillingen
I samarbejde med dine kolleger i Sekretariatet skal du varetage opgaver på tværs af hele instituttet. Vi er omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver. Du vil blive en del af en spændende, international og dynamisk arbejdsplads i vækst. Vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor faglige udfordringer og et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet.
Dine primære arbejdsopgaver bliver:

  • Ph.d.-koordinator: Koordinere og understøtte opgaver i relation til instituttets ph.d.-studerende, herunder yde administrativ support for instituttets Ph.d.-udvalg
  • Gæstekoordinator: Koordinere besøg fra internationale gæsteforskere og gæstestuderende
  • Indkøbskoordinator: Indkøb, fakturabehandling, support i forbindelse med rejseafregninger
  • Arrangementer: Koordinere og facilitere arrangementer/workshops/events/møder mv.
  • Ledelsesunderstøttelse: I forbindelse med forskningsevaluering

Vores ønsker til dig
Vores hverdag foregår på både dansk og engelsk, og gode engelske sprogkundskaber i både skrift og tale er derfor en fordel. I stillingen har du en bred kontaktflade, så det er vigtigt, at du er åben og trives med at være i kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag. Derudover falder det dig naturligt at arbejde selvstændig, være nysgerrig og proaktiv i forhold til at skabe gode samarbejdsrelationer. Du værdsætter godt kollegaskab og ønsker at bidrage til et fællesskab og et godt arbejdsmiljø.
Det en fordel, hvis du har kendskab til og erfaring fra universitetssektoren og de administrative processer og værktøjer, der aktuelt anvendes, fx IndFak, RejsUd, Workzone, Conference Manager, Teams/SharePoint, Medarbejderstamkort (MSK) osv.
Vi lægger vægt på følgende kompetencer hos vores nye kollega:

  • Du har en relevant uddannelsesbaggrund og gerne nogle års erfaring
  • Du skal kunne lide at opsøge ny viden, være målrettet og overholde deadlines
  • Du arbejder struktureret, er initiativrig og får fulgt dine opgaver til dørs på en kvalitetsbevidst og serviceminded måde
  • Du har en imødekommende og positiv tilgang til dét at yde administrativ service og nyder at have mange samarbejdspartnere og opgaver i spil på én gang.
  • Du bidrager til det gode samarbejde, klar til at påtage dig nye opgaver og god til at eksekvere, når opgaven kræver det
  • Du er løsningsorienteret, har gåpåmod og er indstillet på en bred opgaveportefølje med flere forskelligartede opgaver (drifts-, udviklings- og koordineringsopgaver samt procesbeskrivelser generelt)
  • Du er vant til at bruge administrative IT-systemer og vil gerne sætte dig ind i nye
  • Du har interesse i og mod på at arbejde i et internationalt miljø

Mere om arbejdspladsen
Du bliver ansat i Sekretariatet på Institut for Elektro-og Computerteknologi, som er ét ud af fire ingeniørinstitutter, der blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 200 medarbejdere i alt og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Læs mere om vores institut.
Det praktiske
Stillingen er på 37 timer, og du refererer til sekretariatslederen.
Du ansættes på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet, og dit arbejdssted vil være Finlandsgade 22, 8200 Aarhus N.

Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 40, og 2. samtale vil ligge i uge 41.
Interesseret?
Så send os en spændende ansøgning og fortæl os, hvorfor netop du skal være vores nye kollega.
Ansøgning og CV skal være modtaget senest den 22. september 2024. Stillingen kan kun søges elektronisk.
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved at rette henvendelse til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen, tlf. 51442671 eller mail:

Formalia
Løn- og ansættelsesvilkår sker i forhold til uddannelsesmæssig baggrund og gældende overenskomst, hvilket f.eks. kunne være fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer samt organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere eller AC-overenskomsten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på

Afdeling: Sekretariat, ECE/Sekretariat, ECE

Ansøgningsfrist: 22 September 2024

Placering: Aarhus N Finlandsgade 22

#J-18808-Ljbffr

  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Læser du Datalogi eller IT-Produktudvikling , og har du lyst til at medvirke til at gymnasieelever og sabbatister kan få indblik i hverdagen som studerende på Institut for Datalogi? Så har du mulighed for at blive besøgskoordinator for vores formidler-team af studerende i det vi kalder Besøgsservice. Startdatoen er den 1. november 2024 eller snarest...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Institut for Forretningsudvikling og Teknologi søger studenterinstruktorer inden foruddannelsen BDE i nedenstående fag: BDE Fysik Vi søger studerende, der selv har gennemført faget. Fremsend en motiveretansøgning, inkl. et kort CV, som er relevant for ansættelsen. Stillingerne ertidsbegrænsede, og ansættelse sker normalt op til 2 år, evt. med...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Ph.d.-administrationen, Aarhus Universitet, søger én studentermedhjælper med start 1. februar 2025. Stillingen er på 10 timer pr. uge. Timetallet kan dog variere i perioder, og vi er selvfølgelig også fleksible i forhold til dine eksamensperioder.Om Ph.d.-administrationen Enheden er en Shared Services-enhed og løser opgaver for flere fakulteter og...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Teknisk projektleder til Teknologisk Institut i Aarhus Er du den, der kan se de enkelte projekters behov, og hvor din tekniske indsigt gør dig i stand til at identificere potentielle udfordringer? Så er du måske vores nye kollega, der kan sikre, at vores tværfaglige projekter når godt i mål. Projektleder til Bygningsservice Du bliver en del af...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Det internationale område er i forandring. En kandidatreform og en faglig forandringsproces på Arts kræver, at vi tænker nyt om den måde vi arbejder med studenterudveksling på. Kan du byde ind i vores arbejde med internationale uddannelsesprogrammer? Og har du erfaring med at vejlede, administrere og kommunikere med internationale og danske studerende?...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Har du netop afsluttet en ungdomsuddannelse, fx STX eller HHX, eller har du gjort det inden for de seneste par år - og vil du gerne have noget relevant erhvervserfaring inden videre studier, er dette job måske noget for dig det næste års tid. Ved Institut for Økonomi, Aarhus BSS, Aarhus Universitet har vi en ledig stilling som kontormedhjælper på 32...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Forskningsenheden for par- og familieforskning søger en erfaren autoriseret psykolog og projektleder til en spændende 3-årig projektstilling. Stilling er knyttet til to forskningsprojekter, der har til formål at udvikle og afprøve tidlige indsatser rettet mod forældrepar med mange konflikter eller lav trivsel i parforholdet. Brænder du for dette, og...


  • Aarhus, Denmark Foodjob Nordic ApS Full time

    Indkøbs- og logistikansvarlig til EASIS A/S Vi søger en engageret og dygtig Indkøbs- og Logistikansvarlig til en nyoprettet stilling med reference til Salgs- og Indkøbschefen. Denne stilling giver dig en unik mulighed for at få både praktisk og strategisk indflydelse i en virksomhed med et omfattende sortiment uden tilsat sukker. Med din erfaring kan...


  • Aarhus, Denmark Foodjob Nordic ApS Full time

    Indkøbs- og logistikansvarlig til EASIS A/S Vi søger en engageret og dygtig Indkøbs- og Logistikansvarlig til en nyoprettet stilling med reference til Salgs- og Indkøbschefen. Denne stilling giver dig en unik mulighed for at få både praktisk og strategisk indflydelse i en virksomhed med et omfattende sortiment uden tilsat sukker. Med din erfaring kan...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Institut for Økonomi søger en analytisk stærk datamanager, som har lyst til at arbejde med registerforskning og informationssikkerhed.Er du skarp på datamanagement og informationssikkerhed? Vil du understøtte forskning i verdensklasse, så den lever op til de mange nye eksterne krav til compliance, herunder GDPR? Så er du måske vores nye...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Har du erfaring med eller interesse for administration, indsamling og opbevaring af forskningsdata? Kan du yde rådgivning til forskere, der står overfor at skulle indsamle forskningsdata, og sikre effektiv koordinering med den administrative forskningsunderstøttelse? Så er du måske vores nye datamanager. Institut for Statskundskab og Institut for...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Vi søger en akademisk medarbejder til en fuldtidsstilling til Institut for Bio- og Kemiteknologi, Aarhus Universitet. Arbejdssted vil fortrinsvist være Incuba Science Park, Gustav Wieds Vej 10, 8000 Aarhus C i Sektionen for Industriel Bioteknologi.På Institut for Bio- og Kemiteknologi arbejder forskningsgrupperne med meget forskelligt udstyr i meget...


  • Aarhus, Denmark Aarch Full time

    Ph.d.-stipendiater - Regenerativ Bolig- og Byggekultur: Lokalsamfund, Teknologi, Planet Denne annonce er ikke tilgængelig! Arkitektskolen Aarhus indkalder ansøgninger til to ph.d.-stipendier i Regenerativ Bolig- og Byggekultur: Lokalsamfund, Teknologi, Planet. Ph.d.-opslaget retter sig mod det danske boligbyggeri, som historisk er præget af høj...


  • Aarhus, Denmark Aarhus Universitet (AU) Full time

    Institut for Forretningsudvikling og Teknologi (BTECH) ved Aarhus BSS, Aarhus Universitet søger adjunkter, der er forankret i fagområderne maskinteknik og/eller produktionsvidenskab. Et adjunktur er en treårig stilling. Stillingen er ledig til besættelse pr. 1. januar 2025 eller efter nærmere aftale. Adjunkter fordeler deres tid ligeligt mellem...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Særligt til nuværende og kommende KA-studerende på Litteraturhistorie: På Litteraturhistorieved Afdeling for Litteraturhistorie og Retorik, Institut for Kultur og Kommunikation søges studerende til ledige instruktorstillinger til besættelse pr. 1. februar 2025 i følgende kurser: 2 stillinger i kurset Studium Generale, BA: Hver stilling omfatter 20...


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Konsulent til udvikling af forretningsområde inden for biodiversitet og digitaliseringHar du en stærk faglighed inden for biodiversitet og brænder du for at omsætte faglig viden til løsninger og skabe nye og forbedrede opgørelsesmetoder til biodiversitet? Så er det dig, vi leder efter til at bringe nye teknologier i spil mod mere biodiversitet i det...


  • Aarhus, Denmark Norlys Full time

    Administrativ koordinator til People & Culture Administrativ koordinator til People & Culture Er du klar til at yde en førsteklasses service og support inden for HR? Og vil du hjælpe os med at tage vores HR-indsats til næste niveau? Så har vi jobbet til dig! Stillingen har arbejdssted på vores lokation i Århus og er tidsbegrænset til den 31....


  • Aarhus, Denmark Teknologisk Institut Full time

    Motiveres du af at arbejde med ny teknologi og har du lyst til at opsøge nye tendenser og markeder inden for 3D-print? Så søger vi dig, der vil hjælpe danske virksomheder i gang med 3D-print som produktionsteknologi. 3D-print til industrikunder Teknologisk Institut i Aarhus er førende indenfor industriel 3D-print i Danmark. 3D-print har bevæget sig...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Ved Juridisk Institut er der en ledig stilling som lektor i formueret/forvaltningsret med særligt henblik på arbejds- og ansættelsesret. Stillingen er en fuldtids- og varig ansættelse, som ønskes besat pr. 1. februar 2025 eller efter nærmere aftale.Den ideelle kandidat har et solidt kendskab til dansk eller nordisk formueret/forvaltningsret og et...


  • Aarhus, Denmark Hs Mittweida Full time

    Institut for Klinisk Medicin på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, søger 1 klinisk lektor i urologi pr. 1. februar 2025 eller snarest muligt derefter. Stillingen er en 5-årig deltidsstilling.Som klinisk lektor forpligter du dig til at varetage et aftalt antal årlige konfrontationstimer. Du kan ansættes til at varetage mellem 15...